Formation Outlook Mac

Programme détaillé

Comprendre son environnement de messagerie

Nous débuterons la journée par une présentation des fondamentaux de la messagerie électronique.

• Les différents protocoles de messagerie (SMTP, POP, IMAP, Exchange, Microsoft 365) : Vous comprendrez leurs spécificités respectives et saurez lequel correspond le mieux à vos besoins
• Logiciel de messagerie vs Webmail : Nous clarifierons les différences entre ces deux approches et leurs avantages respectifs
• Comparatif des solutions Mail, Outlook et autres alternatives disponibles sur Mac
• Navigation dans l’interface d’Outlook pour Mac : Découverte de l’environnement et des différents modules
• Personnalisation de votre espace de travail : Configuration des volets d’affichage, choix des thèmes, ajustement de la disposition selon vos préférences

Cette mise en route vous permettra d’être immédiatement opérationnel et de vous sentir à l’aise dans votre nouvel environnement de travail.

Bien rédiger un email professionnel

La rédaction d’un email professionnel répond à des codes précis que nous allons explorer ensemble.

• L’importance cruciale du titre  : Un objet bien formulé garantit que votre message sera lu et compris rapidement. Nous verrons comment créer des objets percutants et efficaces
• Choisir judicieusement ses destinataires : Apprendre à identifier qui doit vraiment recevoir votre message pour éviter la pollution informationnelle
• Les différents champs À, CC et CCI : Comprendre exactement quand et comment utiliser chacun de ces champs pour une communication appropriée
• Utiliser avec parcimonie la mise en copie : Éviter la surcharge informationnelle qui nuit à la productivité de chacun et respecter le temps de vos collaborateurs
• La gestion complète des pièces jointes (PDF, ZIP, formats optimaux)
  • Insérer vos fichiers par glisser-déposer ou via le bouton trombone
  • Partager des documents volumineux via OneDrive pour contourner les limitations de taille
  • Comprendre les limites de taille des emails et connaître les alternatives adaptées
• Créer et gérer plusieurs signatures électroniques personnalisées
  • Intégrer logos et liens professionnels dans vos signatures
  • Automatiser l’insertion de signatures selon le contexte de vos échanges (nouveau message, réponse, transfert)
• Mise en forme et bonnes pratiques rédactionnelles :Les règles d’or pour des emails professionnels impeccables
• Planifier l’envoi différé d’un message : Préparer vos emails à l’avance et les envoyer au moment optimal
• Marquer un message comme important ou sensible : Utiliser à bon escient ces indicateurs pour hiérarchiser vos communications

Classer et organiser efficacement sa messagerie

Une boîte de réception bien organisée est la clé d’une gestion sereine de votre activité professionnelle.

• Créer une arborescence de dossiers cohérente adaptée à votre métier et à votre façon de travailler
• Classer vos emails manuellement par simple glisser-déposer pour un rangement rapide et intuitif
• Filtrer et trier intelligemment vos messages par date, expéditeur ou niveau d’importance pour retrouver rapidement l’information
• Utiliser les catégories de couleur pour identifier visuellement et instantanément vos différents types d’emails (clients, fournisseurs, urgent, en attente)
• Créer des règles automatiques pour organiser les messages entrants
  • Comprendre les différentes conditions et actions disponibles dans Outlook
  • Découvrir des exemples de règles pratiques spécifiquement adaptées aux TPE
  • Automatiser le classement pour gagner un temps précieux au quotidien
• Gestion proactive des courriers indésirables
  • Marquer les spams et créer des filtres automatiques efficaces
  • Gérer vos listes d’expéditeurs bloqués et autorisés
  • Créer des règles pour supprimer automatiquement les messages indésirables
• Utiliser les indicateurs et drapeaux pour assurer le suivi de vos tâches importantes et ne rien oublier
• Archiver vos anciens emails pour alléger votre boîte tout en conservant un historique accessible
• Nettoyer régulièrement sa messagerie – Techniques de suppression efficace et vidage des éléments supprimés

Recherche rapide et gain de productivité

Le temps, c’est de l’argent ! Maîtrisez les outils de recherche pour retrouver instantanément l’information dont vous avez besoin.

• Rechercher efficacement n’importe quel message, même ancien, grâce aux techniques de recherche avancée
• Utiliser les filtres de recherche par date, expéditeur, présence de pièces jointes pour affiner vos résultats
• Maîtriser les mots-clés et opérateurs de recherche pour des requêtes ultra-précises et rapides
• Rechercher dans votre carnet d’adresses pour retrouver rapidement un contact
• Créer et utiliser des dossiers de recherche intelligents (Smart Folders) qui se mettent à jour automatiquement selon vos critères
• Épingler les messages critiques pour y accéder immédiatement en un clic
• Tirer parti de la boîte de réception prioritaire (Focused Inbox) qui distingue automatiquement les emails importants du reste

Gestion professionnelle des contacts

Votre carnet d’adresses est un actif stratégique qu’il convient de structurer et d’enrichir méthodiquement.

• Créer de nouvelles fiches contacts directement depuis un email reçu ou en saisie manuelle complète
• Enrichir vos fiches contacts avec des informations détaillées (fonction, entreprise, numéros multiples, notes personnalisées)
• Classer vos contacts par groupes de distribution pour faciliter vos envois groupés récurrents
• Organiser par catégories et étiquettes pour structurer l’ensemble de vos relations professionnelles
• Importer et exporter vos contacts pour assurer leur sauvegarde, leur transfert ou leur synchronisation avec d’autres outils
• Supprimer les contacts obsolètes ou en double pour maintenir un carnet d’adresses propre et à jour
• Garantir la synchronisation parfaite entre tous vos appareils (Mac, iPhone, iPad)

Calendrier et maîtrise de votre emploi du temps

Votre calendrier Outlook est bien plus qu’un simple agenda : c’est un véritable outil de gestion du temps et de coordination.

• Naviguer fluidement dans le calendrier entre les vues jour, semaine, mois et adapter l’affichage à vos besoins
• Créer des rendez-vous et événements complets
  • Définir la durée, le lieu physique ou virtuel, et la liste des participants
  • Ajouter des rappels personnalisés pour ne jamais manquer un rendez-vous important
• Envoyer des invitations à des réunions directement depuis Outlook avec tous les détails nécessaires
• Gérer les réponses aux invitations (acceptation, refus, proposition d’un nouvel horaire) de manière professionnelle
• Créer des événements récurrents pour vos activités régulières (réunions hebdomadaires, rendez-vous mensuels)
• Partager votre calendrier avec vos collaborateurs pour faciliter la coordination et la prise de rendez-vous
  • Comprendre et gérer finement les autorisations de partage (lecture seule, modification)
• Afficher plusieurs calendriers simultanément pour avoir une vision d’ensemble de vos différentes activités
• Créer des calendriers distincts pour vos différents projets (professionnel, personnel, par client ou par projet)
• Intégrer des calendriers externes (Google Calendar, calendriers partagés) dans votre interface Outlook
• Définir vos heures de travail et votre disponibilité pour que vos interlocuteurs sachent quand vous joindre

Paramètres avancés et optimisation

Personnalisez Outlook pour qu’il s’adapte parfaitement à votre façon de travailler et maximisez votre productivité.

• Configurer finement vos préférences de messagerie (fréquence de relève, actions par défaut, comportements automatiques)
• Gérer intelligemment les notifications pour éviter les interruptions permanentes et rester concentré sur vos tâches prioritaires
• Configurer les réponses automatiques (messages d’absence du bureau) pour informer vos correspondants pendant vos congés ou déplacements
• Déléguer l’accès à sa messagerie et gérer les autorisations pour permettre à un collaborateur de traiter certains emails en votre nom
• Sauvegarder et restaurer vos données pour protéger votre travail et faciliter les migrations
• Maîtriser les raccourcis clavier essentiels qui vous feront gagner de précieuses minutes chaque jour

Sécurité et protection de vos données

Dans un contexte où les menaces numériques se multiplient, protégez-vous efficacement et protégez votre entreprise.

• Reconnaître les tentatives de phishing et les emails frauduleux – Apprendre à identifier les signes d’alerte et les techniques des cybercriminels
• Adopter les bonnes pratiques de sécurité spécifiques aux TPE – Conseils adaptés aux petites structures souvent plus vulnérables que les grandes entreprises

Questions / Réponses

Intéressé(e) ?

Cette formation est idéale pour acquérir une autonomie complète sur Outlook 365 pour Mac, que ce soit pour un usage personnel ou professionnel.

Besoin d’une formation sur mesure ?

Cette formation peut être entièrement personnalisée selon vos objectifs, votre niveau ou vos besoins spécifiques. Contactez-moi pour échanger sur vos attentes et construire ensemble un programme adapté à votre projet.

Nous proposons également des formations complémentaires : Word pour Mac, PowerPoint pour Mac, et d’autres formations liées à Microsoft 365 et à l’écosystème Apple.